Contoh Dokumentasi Perangkat Lunak dan Tahapan Membuatnya

Last Updated on August 12, 2022 by

Tahukah Anda, dokumentasi perangkat lunak dapat dikatakan cukup penting dalam proses pengembangan perangkat lunak. Apalagi industri perangkat lunak bergerak sangat cepat sehingga dokumentasi perangkat lunak yang tepat akan efektif dalam membantu kolaborasi antar pengembang dengan pemangku kepentingan, serta membantu pelanggan lebih mudah menggunakan produk perangkat lunaknya, karena dalam dokumentasi berisi informasi detail terkait perangkat lunak tersebut.

Ada aturan dasar dalam membuat dokumentasi perangkat lunak yang baik, yaitu penulisan teknis akurat dan ringkas, mengikuti proses dokumentasi, mencatat dan merekam setiap tahapannya dalam siklus proses membangun perangkat lunak.

Terdapat pula empat metode dalam menulis dokumentasi perangkat lunak, yaitu mempelajari toturialnya, panduan cara menjelaskan tujuan tertentu, berdiskusi agar dapat memahaminya secara menyeluruh, dan referensi manual untuk informasi tambahan.

Untuk mendokumentasikan proses perangkat lunak, ada beberapa tahapannya, seperti menamai prosesnya, mendefinisikan ruang lingkupnya, menentukan input dan outputnya, mengatur batasan dari prosesnya, memutuskan semua langkah untuk menyelesaikan prosesnya, dan memutuskan indivudu yang terlibat dalam proses tersebut.

Sebuah dokumentasi perangkat lunak yang baik akan menghilangkan kesalahpahaman yang sering terjadi dalam diskusi. Nah, dalam artikel ini akan dibahas contoh dokumentasi perangkat lunak dan tahapan menulisnya agar lebih baik dan tepat.

Menentukan Tipe dari Dokumentasi Perangkat Lunak

Ada beberapa tipe dokumentasi perangkat lunak yang digunakan. Umumnya terdapat dua tipe dokumentasi perangkat lunak, yaitu:

• Dokumentasi Proses

Contoh dokumentasi perangkat lunak pada tipe ini adalah rencana proyek yang meliputi pengembangan, pencapaian, dokumen persyaratan perangkat lunak, hingga jadwal pengujian. Jadi, dokumentasi proses ini dilakukan ketika suatu perangkat lunak masih dalam proses dibangun atau sebelum dirilis.

• Dokumentasi Produk

Tipe ini lebih mencakup pada bagian teknis produk perangkat lunak. Beberapa contoh dokumentasi perangkat lunak pada tipe ini, yaitu spesifikasi dari perangkat lunak, panduan untuk meng-install, panduan untuk menggunakan perangkat lunaknya, halaman untuk FAQ, dan lainnya. Pada tipe ini merupakan dokumentasi untuk produk yang telah dirilis atau dibangun.

Mengumpulkan Semua Informasi Penting

Hal yang paling penting untuk diperhatikan adalah Anda perlu memahami tentang produk perangkat lunak tersebut untuk membuat dokumentasi perangkat lunak yang tepat, sehingga perlu ada sesi bersama ahli dalam memahaminya misalnya fungsionalitas produk perangkat lunak tersebut.

Software Engineers merupakan orang yang ahli terkait perangkat lunak. Para software engineers familiar tentang fitur-fitur perangkat lunak. Jadi, Anda akan lebih paham tentang istilah spesifikasi produk, alur kerjanya, dan lainnya.

Beberapa informasi penting ketika membuat dokumentasi selama proses pengembangan perangkat lunak meliputi kepatuhan privasi, regulasi data, dan lainnya, lalu ada prosedur keamanan seperti tindakan jika misalnya server mengalami down atau adanya pelanggaran keamanan yang tak terduga.

Mengembangkan Strategi Konten

Setelah informasi-informasi penting dikumpulkan, selanjutnya adalah mengembangkan konten strategi yang membantu dalam mengalokasikan sumber daya, melacak dokumen, merencanakan audit dokumentasi, dan memutuskan perilisan dokumentasi di masa depan. Perlu adanya pendekatan secara sadar dalam mengembangkan strategi konten yang efektif seperti beberapa repositori dokumen, audit konten untuk menghapus informasi yang telah usang.

Menulis Secara Efektif

Jika telah mempertimbangakan tahapan-tahapan sebelumnya, Anda dapat mulai menyusun dokumentasi teknis. Tentunya, dokumentasi teknis ini meliputi informasi yang menyesuaikan dengan tingkat pengetahuan pembaca Anda.

Jadi, gunakan bahasa yang sederhana dan tidak bertele-tele, serta berhati-hati jika ada salah informasi karena akan sangat berdampak secara serius. Nah, Anda dapat memperhatikan tahap menulisnya sebagai berikut.

• Mengikuti Latihan Pra-Menulis

Latihan pra-menulis membantu Anda dalam membuat dokumentasi perangkat lunak, terutama jika ada produk perangkat lunak yang lumayan kompleks dan banyak pengembang yang bekerja pada berbagai jenis modul perangkat lunak.

• Menulis untuk Pembaca

Di sini yang dimaksud adalah level pembaca. Dokumentasi untuk pemangku kepentingan dan pengembang tentunya akan berbeda dokumentasi yang ditujukan untuk pelanggan. Jadi, perlu adanya pemahaman tentang kepada siapa pembaca yang dituju agar dapat memberikan informasi yang seefektif mungkin.

Cara memahaminya cukup sederhana, misalnya pahami dahulu apa tujuan dari pengguna, membuat sebuah persona untuk mengetahui target, buat use case produk, dan mengidentifikasi format pengiriman dokumennya kepada pembaca.

• Ikuti Latihan Dokumentasi Agile

Metode pengembangan agile menjadi metode yang banyak digunakan dalam pengembangan perangkat lunak. Berdasarkan survei dari PMI, 71% dari bisnis menggunakan agile dokumentasi dibandingkan menggunakan metode tradisional seperti metode waterfall. Biasanya, tools yang digunakan pada lingkungan agile ini adalah Github.

• Menggunakan User Experience (UX) Interaktif

Ketika berhadapan dengan dokumentasi perangkat lunak, khususnya untuk pelanggan. Menggunakan UX sangat penting. Misalnya, apakah pengguna dengan mudah dalam melakukan navigasi? Jadi, dapat dibuat suatu UX yang mampu menampilkan desain yang terstruktur seperti pencarian, navigasi dan lainnya.

Style guide juga dapat Anda buat untuk memberikan standar teknis. Style guide ini bisa meliputi konten yang berbasis visual dan tentunya menyediakan informasi yang interaktif, menggunakan format seperti bullets dan heading, termonologi yang digunakan, dan menggunakan gaya penulisan yang koheren. Namun, jika kebingungan dalam membaut style guide ini, Anda dapat membuatnya menggunakan beberapa tools populer seperti Microsoft style guide.

Buat agar Dokumentasi Perangkat Lunak dapat Ditemukan dan Diakses

Pencarian di Google dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan agar dokumentasi perangkat lunak ditemukan dan dapat diakses oleh siapa saja. Karena kita tahu bahwa Google search engine banyak digunakan oleh orang-orang. Jika ingin memakai cara ini, tentunya perlu menggunakan aturan SEO seperti menggunakan keyword yang relevan agar dokumentasi perangkat lunaknya lebih mudah ditemukan dan diakses.

Nah, jika dokumentasi perangkat lunak dapat diakses, hal ini akan merembet ke bagian UX lagi. Di sini perlu dipikirkan juga dokumentasi yang akan ditampilkan ke pengguna. Misalnya, bagaimana jika dokumentasi tersebut pengguna mengaksesnya melalui mobile atau apakah konten gambar dan videonya muncul dengan benar.

Gunakan Tools yang Sesuai

Anda dapat memanfaatkan tools yang digunakan untuk membuat dokumentasi perangkat lunak agar lebih efisien. Salah satu tools populer yang sering digunakan adalah Google Workspace, OnBase, dan FileHold. Tools ini tentunya dapat membantu karena memungkinkan Anda untuk memanajemen konten.

Menguji Dokumentasi Perangkat Lunak

Sebelum menguji dokumentasi perangkat lunak, pastikan terlebih dahulu dokumentasi tersebut telah diverifikasi oleh tim pengembang. Menguraikan pengujian setiap dokumen akan menjamin informasi yang tepat mencapai target pengguna seperti pengembang dan pelanggan. Tentunya harus ada pengujian yang berkelanjutan untuk memastikan dokumentasi perangkat lunak tetap berkualitas tinggi.

Umpan Balik dari Pelanggan

Agar dokumentasi perangkat lunak sesuai dengan kebutuhan pengguna, Anda dapat mengumpulkan feedback atau umpan balik dari pelanggan. Caranya ada berbagai macam, seperti menyediakan kolom komentar di halaman dokumentasi, menggunakan penilaian berbasis rating, atau dapat menggunakan formulir kontak. Jika Anda menggunakan cara ini, tentunya harus ada orang yang bertugas dalam menangani umpan balik dari pelanggan.

Beberapa tahapan tersebut dapat Anda gunakan untuk membuat dokumentasi perangkat lunak secara tepat dan efektif. Bentuklah tim penulis yang kompeten dalam menulis, menguji, dan mengelola basis pengetahuan, sehingga dapat mencapai manfaat dari dokumentasi perangkat lunak. Selain itu, diperhatikan pula bahwa contoh dokumentasi perangkat lunak yang baik adalah dokumentasi yang lengkap, akurat dan kemudahan dalam mengaksesnya.

Demikian contoh dokumentasi perangkat lunak dan tahapan-tahapan dalam menulisnya sehingga menciptakan suatu dokumentasi yang tepat dan efektif. Pantengin terus bahasan-bahasan menarik lainnya di web kami di https://appkey.id/, ya!