Metode Kanban, Bikin Kerja Lebih Efektif Sesuai Kemampuan

Last Updated on December 14, 2022 by

Setiap proyek, termasuk proyek pengembangan software, pasti membutuhkan sistem pengelolaan yang baik agar dapat diselesaikan dalam waktu yang se-efektif mungkin. Anda mungkin mengenal metodologi agile yang mementingkan kebutuhan pengguna dan aspek iterasi. Nah, kali ini artikel kami akan membahas salah satu metode pengembangan agile yang dapat ditelusuri asal usulnya dari Jepang, yaitu metode Kanban. Yuk simak artikel kali ini, siapa tahu menjadi metode yang cocok untuk Anda!

Apa itu Metode Kanban?

Metode Kanban (dalam bahasa Jepang berarti papan penanda atau kartu) adalah cara untuk mengelola pekerjaan sesuai permintaan dan kemampuan dengan cara memvisualisasikan tiap tugas sesuai progress-nya. Pengelolaan tugas dengan metode ini diharapkan dapat membantu tim dalam mengurutkan tugas serta memprioritaskan hal-hal yang perlu diselesaikan saat ini.

Asal dari metode Kanban sendiri telah dimulai dari tahun 1940-an, saat perusahaan Toyota mulai meneliti cara-cara agar mereka dapat menggunakan sumber daya manufaktur mereka secara lebih efektif. Terinspirasi dari cara kerja penyetokan barang di supermarket, mereka menerapkan sistem produksi just-in-time, yaitu produksi barang yang bergantung kepada seberapa besar kebutuhan dari barang tersebut di waktu sebelumnya. Jika suatu barang akan habis, digunakan tanda visual berupa kartu yang menandakan bahwa barang tersebut harus segera tersedia. Tanda visual inilah yang menjadi asal muasal nama Kanban. Lalu metode Kanban mulai menarik perhatian pekerja dari berbagai bidang untuk mengelola proyek, dengan panduan yang berkembang sesuai dengan zaman dan bidang yang memanfaatkannya.

Kanban adalah alternatif dari metodologi pengelolaan proyek lain seperti Agile dan Scrum. Kanban dan Scrum sama-sama menerapkan nilai pengembangan agile. Yang berbeda adalah Kanban lebih menekankan visualisasi pekerjaan sehingga dapat dipilih mana tugas yang perlu difokuskan, sedangkan Scrum menekankan praktek kerja yang dijabarkan dalam kerangka agar pekerjaan dapat diselesaikan secepat mungkin.

Poin-poin penting dalam menerapkan Metode Kanban

• Gambarkan perkembangan kerja saat ini: pastikan Anda sudah mengerti bagaimana alur pekerjaan serta langkah-langkah yang perlu diambil. Nah, alur-alur itu dapat Anda jadikan kolom dalam Kanban boardyang berurutan dari tahap pertama di kolom paling kiri ke tahap terakhir di kolom kanan. Adapun pekerjaan ditulis dalam beberapa kartu yang akan ditempel sesuai dengan bagaimana perkembangan dari langkah kerja tersebut. Jika suatu pekerjaan sudah selesai melewati suatu tahapan, kartu akan digeser ke kanan. Begitu seterusnya sampai pekerjaan selesai. Gambaran ini dapat Anda teliti lebih lanjut untuk mengetahui progress kerja dan kesulitan yang dihadapi.
• Batasi pekerjaan yang sedang dikerjakan: terlalu banyak pekerjaan yang dikerjakan dalam satu waktu akan membuyarkan fokus orang-orang. Metode ini memastikan tim untuk menyelesaikan pekerjaan yang sedang digarap hingga tuntas sebelum berpindah ke pekerjaan baru.
• Buat ketentuan pekerjaan yang jelas: orang-orang akan lebih bersemangat menyelesaikan pekerjaannya jika ia tahu apa tujuan yang ingin dicapai dalam pekerjaan tersebut, jadi tentukan tujuan dari setiap tugas sejelas mungkin. Saat hal ini diterapkan, mereka yang terlibat akan lebih mudah mengungkapkan ide yang meningkatkan produktivitas.
• Berikan umpan balik: dalam seluruh proses, beri ruang untuk masukan dari orang-orang yang terlibat agar pekerjaan dapat dilakukan lebih baik lagi.
• Tingkatkan komunikasi dan kolaborasi: saat orang-orang dalam tim memiliki visi yang sudah disepakati, mereka akan lebih kompak dalam memecahkan masalah. Metode Kanban mewajibkan evaluasi, analisis, dan peningkatan kinerja yang berkelanjutan.

Bagaimana cara menerapkannya?

Salah satu yang paling penting dalam menerapkan Metode Kanban seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya adalah membuat pekerjaan dapat dilihat secara jelas. Untuk membantu visualisasi pekerjaan, Anda dapat memanfaatkan papan tulis atau menggunakan berbagai macam software untuk mengelola tugas, seperti Kanbanize, Notion, atau Jira Software.

Implementasi paling dasar dalam metode Kanban dapat dimulai dari membuat suatu tabel yang memiliki 3 kolom: kolom paling kiri berisi tugas-tugas yang belum dan akan dikerjakan (to do), kolom di tengah diisi tugas yang saat ini sedang dikerjakan (on progress), dan kolom paling kanan menampung tugas-tugas yang sudah tuntas (done). Setiap kolom dalam papan Kanban dapat disesuaikan dengan alur kerja yang biasa dilakukan, baik itu nama-namanya atau jumlahnya. Yang paling penting, kolom paling kiri berisi pekerjaan yang akan dikerjakan, kolom di tengah-tengah menunjukkan seberapa tuntas pekerjaan tersebut digarap, dan kolom di paling kanan digunakan khusus untuk pekerjaan yang telah selesai. Misalnya, dalam ranah pengembangan perangkat lunak, kolom paling kiri bisa dibedakan lagi menjadi gagasan-gagasan yang sekiranya dapat diwujudkan dan ide yang benar-benar akan diwujudkan ke produk asli. Lalu kolom di tengah dapat dipecah menjadi alur kerja, misalnya pengerjaan antarmuka dan logika, pengujian, review, dan deployment.

Lalu, setiap tugas akan ditulis di kartu yang berbeda-beda, kemudian ditempel ke kolom tugas yang belum dikerjakan. Setiap ada tugas yang mulai digarap, pindahkan kartu tugas tersebut ke kolom on progress. Dan setiap ada tugas yang selesai, pindahkan ke kolom done.

Membatasi pekerjaan yang sedang dikerjakan adalah poin penting lainnya. Jika kartu tugas yang tertempel dalam kolom di bagian tengah sudah penuh atau memenuhi jumlah maksimal pekerjaan yang bisa dijalankan, jangan dipaksa untuk menambah pekerjaan baru lagi. Tetapkan batasan pekerjaan yang bisa dilakukan di satu waktu. Saat ada pekerjaan yang diam di kolom on progress terlalu lama, di sanalah akan mudah diketahui hambatan apa yang ditemui pekerjaan tersebut.

Jika ingin menerapkan Metode Kanban pada tim atau proyek yang berbeda-beda, sebuah papan Kanban dapat dibagi dalam beberapa “swimlanes” atau garis yang memanjang ke samping seakan-akan “memotong” papan tersebut. Jadi misalnya bagian atas papan Kanban dapat digunakan untuk tim yang mengurusi pengembangan software dan yang bagian bawah dapat digunakan oleh tim yang melakukan perencanaan fitur.

Metode ini biasanya tidak memerlukan role khusus dalam perusahaan untuk mengelola tiap proyek – Anda dapat memanfaatkan peran-peran yang saat ini ada dalam proyek Anda. Metode ini juga tidak memaksa proses bisnis Anda untuk menerapkan cara kerja yang berbeda 180 derajat dari yang diterapkan saat ini. Yang penting, proses bisnis Anda siap untuk menerima mekanisme kerja yang mendorong perubahan kecil namun dilakukan secara konsisten.

Selain poin-poin penting di atas, kolaborasi adalah poin lainnya agar metode Kanban bisa diterapkan dengan sukses. Ingat bahwa setiap orang memiliki peran penting dalam proyek. Jadi, mereka berhak untuk menyampaikan ide agar tim dapat bekerja dengan optimal. Masukan dari pengguna layanan juga tidak boleh dilupakan, karena mereka juga akan berkontribusi membuat produk Anda lebih berkembang. Lakukan diskusi khusus yang membahas ide-ide ini secara rutin, dan pastikan setiap kegiatan diskusi dilakukan langsung ke poinnya.

Untuk membantu evaluasi kinerja tim, ada beberapa cara untuk mengukur seberapa berhasil penerapan metode Kanban ini. Pengukuran ini dapat dilihat dari grafik lead time dan cycle time yang akan menggambarkan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap alur pekerjaan. Lead time adalah waktu yang dihitung sejak suatu tugas diberikan, sedangkan cycle time adalah waktu yang dimulai sejak suatu tugas mulai dikerjakan. Selain itu, ada juga grafik throughput atau velocity yang menunjukkan seberapa banyak tim Anda dapat mengerjakan suatu tugas dalam satu waktu.

Penutup

Demikian artikel kami kali ini mengenai metode Kanban, yaitu salah satu metode pengembangan proyek yang sangat menekankan kepada bagaimana Anda harus fokus ke pekerjaan saat ini dan tidak menambah pekerjaan baru sebelum pekerjaan saat ini tuntas digarap. Mudah-mudahan dapat menjadi referensi agar produktivitas Anda beserta tim dalam mengembangkan software semakin meningkat. Nah, untuk artikel-artikel menarik lainnya tentang pengembangan perangkat lunak, terus ikuti situs web kami di APPKEY.id agar tidak ketinggalan pembahasan terbaru dari kami!